Warum papiergebundene Dokumente im Büro aufwändig sind und Sie digital umsteigen sollten.
Jeden Tag werden im Unternehmen eine Menge Dokumente und deren Informationen verarbeitet. Und es werden täglich mehr. Dokumente werden ausgedruckt und wieder eingescannt, oftmals nur um eine Unterschrift oder ein Vermerk aufzubringen. Teilweise werden nur bestimmte Informationen im Dokument benötigt, etwa wann ein Vertrag ausläuft. Ruft ein Kunde an und hat Fragen zu einem Auftrag, müssen die Unterlagen zunächst gesucht werden. Liegen die Dokumente im Archiv oder hat sie ein Kollege der gerade nicht da ist, muss der Kunde warten und das Ganze kostet Zeit.
Papiergebundene Dokumente brauchen viel Patz denn Sie müssen lange aufbewahrt werden. Je nach Dokumenttyp 10 Jahre und mehr. Die ordnungsgemäße Verwaltung stellt hohe Anforderungen an das Archiv. Sind die Dokumente vor Feuer und Missbrauch geschützt? Wer hat Zugriff auf die Dokumente und wie wird sichergestellt, dass nicht jeder alle Dokumente einsehen kann? Wann können oder müssen Unterlagen vernichtet werden? Der Verwaltungsaufwand wird mit wachsenden Unterlagen immer größer.
Dokumente müssen weiterverarbeitet werden. Und das so schnell wie möglich denn die Art und Weise wie Sie Dokumente im Unternehmen verarbeiten, kann sich auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken. Einzelne Informationen müssen abgelesen, weitergereicht und händisch in zentrale Warenwirtschaftssysteme eingepflegt werden. Bei einem Rechnungseingang müssen Rechnungen geprüft, rückgefragt und abgestempelt werden. Als papiergebundener Prozess ist dies aufwändig, anfällig für Verzögerungen und Skonti können einfach verstreichen.
Darum digital! Erleben Sie die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Download ecoDMS Broschüre